Chi è, cosa fa un Dental Office Manager

Non è nuova la figura del Dental Office Manager, o Clinic manager come la definisce qualche network.

Le prime Job Description, esposizione di cosa fa, i primi corsi dedicati al DOM li ho realizzati già a partire dal 2016 ed oggi in pratica non accetto più consulenze che non prevedano l’esistenza o la previsione di una figura a coprire tale ruolo: lo so per esperienza che non sarebbero utili e redditizie allo studio.

Chi è il DOM

Il Dental Office manager è la persona che gestisce tutta l’attività extra clinica dello studio, soprattutto in quello mono professionale.

(Negli studi più complessi questa attività si divide tra front office e back office, in commerciale e gestionale).

Manager: inizia da questo termine la grande differenza d’azione rispetto alla classica figura della segretaria.

Un manager è colui che conduce, colui che ha la responsabilità di un compito e ne cura tutto il processo fino alla positiva conclusione.

Non è un mero esecutore, ma agisce in autonomia operativa.

Per offrire un’esperienza unica e diversa al paziente, al cliente.

Cosa fa il DOM

L’obiettivo è semplice: il DOM, dental office manager, deve curarsi di tutti gli aspetti gestionali dello studio, confrontandosi con l’imprenditore per la definizione di strategie ed obiettivi e sollevando il medico/ i medici da ogni altra attività che non sia quella di una buona gestione delle prestazioni cliniche.

I due ambiti principali sono: la gestione dei pazienti e l’organizzazione gestionale.

Assicura lo sviluppo commerciale dello studio in coerenza con le linee guida stabilite dalla direzione

Occupandosi della gestione dei pazienti: la loro ricerca, il loro arrivo in studio, la positiva conclusione della visita clinica e del preventivo, la loro gestione nel tempo.

Garantisce il controllo e l’esecuzione delle procedure operative interne nel rispetto dei parametri di qualità ed efficienza stabiliti dalla direzione

Occupandosi della efficienza organizzativa, delle agende clienti e dipendenti, dei pagamenti, rapporti con consulenti o fornitori e fornendo alla direzione i necessari report.

Risulta basilare il fatto che lo studio deve fornirle per questo strumenti adeguati: tecnici come un buon software gestionale, e formativi, come ad esempio la competenza per gestire al meglio la prima visita.

Punto focale per la prosperità dello studio.

In cui tutto il team deve essere coinvolto con il clinico e DOM come “bomber”, i due artefici principali.

Il DOM è parte di un’impresa

Ogni impresa, ogni azienda cresce solo se riesce a passare da un impostazione padronale, in cui l’imprenditore è al centro di ogni decisione, ad una manageriale, in cui le singole competenze degli addetti operano in autonomia.

Il DOM è il primo tassello di tale impostazione e deve avere capacità di empatia da un lato e di organizzazione dall’altro.

Poi le competenze si acquisiscono, con:

• corsi (in primis suggerisco certamente quello sulla gestione della prima visita)
• consulenze dirette, abbinate alla realizzazione di precise ed efficaci procedure interne.

Garantisco: tutti i titolari, clinici o non, che hanno fatto tale passo ne hanno ricevuto potenti benefici.

Ne parliamo personalmente?

Gaetano