Mese: Novembre 2016

Accendi il motore

Cos'è il budget?

Il budget è lo strumento chiave per gestire al meglio il motore, le prestazioni della tua impresa.

Secondo la definizione che trovi su Wikipedia:

Il budget o bilancio di previsione è un documento contabile che generalmente gli enti pubblici e privati sono tenuti a redigere, in cui vengono stabiliti gli atti di previsione relativi a un futuro bilancio, al fine di conseguire un determinato risultato.

Tradotto significa: siccome a fine anno devi presentare un bilancio allo stato, a gennaio inizia a prevedere come andrà a finire.

Corretto, ma questo è solo il budget relativo alla stesura del bilancio, allo stato serve, ma a te porta vantaggi?

Alcuni sì, il tuo commercialista fa il suo compito, per cui guarda al passato e inserisce nel nuovo budget i dati “presunti”, che ti fanno perlomeno capire una cosa: se non cambia nulla questa sarà la situazione anche in futuro.

Il fatto è che le cose cambiano, sempre. Possono peggiorare, soprattutto se non le gestisci, o migliorare: cambiando in meglio per una tua scelta nuova e diversa.

Questo budget economico che ti prepara il commercialista ha però due grossi limiti:

1. Fotografa il passato, che è altra cosa rispetto al futuro

2. Non offre ne idee ne azioni, per cambiare la situazione

E se tu esamini questo budget pensando: ma non mi va bene! L'anno prossimo voglio guadagnare di più!, sappi che è relativo l'aiuto che ti può dare il commercialista, il suo contributo più rilevante e specifico sarà in consigli su come gestire al meglio la tassazione.

Le componenti di un budget sono però molte ed ognuna ha bisogno di cura, analisi e decisioni: strategiche e operative.

Punta su di te.

Fortunatamente hai un amico fidato, che ti può aiutare in modo molto più incisivo a realizzare i tuoi desideri: sei tu.

Che puoi passare da avere un semplice budget economico al gestire un ben più potente budget gestionale.

Prendere gli elementi economici di base, che ti fornisce il tuo andamento storico, per elaborare un budget in cui, come direttore generale della tua azienda, ne analizzi i vari componenti e per ognuno stabilisci variazioni ed obiettivi che vuoi perseguire o dare come incarico al tuo team.

Partendo prima da quelli qualitativi, passando poi a quelli quantitativi.

La qualità prima della quantità?

Si. E' questo l'approccio corretto per l'impostazione di un budget, prima si decide la strategia poi si analizza cosa serve per realizzarla.

Questa analisi strategica  è certamente indispensabile, in special modo nella preparazione di un budget per uno studio odontoiatrico. Che è un'attività professionale, ma con una fondamentale valenza medica.

Io definisco lo studio odontoiatrico come: un centro medico, con implicazioni imprenditoriali.

Il che lo rende diverso ed unico nell'atteggiamento marketing che deve avere e proporre. Tant'è che, dopo molti anni di specializzazione nel settore dentale, l’ho definito come Marketing TUcentrico.

Un marketing al cui centro è la cura del paziente.

(Il che non significa che non debba essere redditizio, anzi, in seguito parleremo di come la redditività del tuo studio sarà un vantaggio anche per il paziente).

È importante il budget?

Certo è basilare, solo con un esame completo e formale dei costi e dei ricavi presunti, tu puoi indirizzare le tue azioni nel modo corretto; per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Dire: quest’anno devo abbassare le spese di 10.000€ oppure devo aumentare il mio  fatturato di 50.000€ non è però fare un budget o impostare una strategia, a questo livello sono solo buone intenzioni o peggio illusioni.

Il budget prevede, non ha certezze, ma quando è opera dell’imprenditore, nella sua previsione inserisce anche i fattori, le idee, le azioni ed iniziative utili o indispensabili per concretizzare i propri obiettivi. E porre le basi al loro raggiungimento.

Un budget errato è comunque controllabile, può essere revisionato e, se le sue differenze dalla realtà diventano significative, consente comunque di capire in quali delle sue componenti si sta sbagliando.

Il non fare alcun budget gestionale invece non ti dà alcuna informazione utile per intervenire, ne ti consente di attuare le necessarie tarature.

O, ancora peggio, ti induce ad intervenire solo sulle voci di spesa, le apparentemente più facili da gestire.

Ricorda però che un budget, nella sua estrema sintesi, è formato da due colonne: Uscite ed Entrate, spesa e guadagno.

La colonna a destra, quella delle entrate, è dove si fa la differenza e dove più è richiesta la tua capacità imprenditoriale.

Iniziamo

Le primi azioni di budget da fare, basandosi sulla analisi dei dati consuntivi passati, sono quindi:

• esaminare le varie voci di costo, per ridurle se possibile

• esaminare le voci di entrata, per capire come aumentarle

In questo post partiamo da quella meno complessa, una delle voci di costo che si possono ridurre a livello di budget:

• Acquisti

nel prossimo esamineremo le altre due maggiori fonti di costo, dal punto di vista imprenditoriale:

• Logistica

• Risorse Umane

proseguendo quindi con quelle che non puntano a farti risparmiare, ma che possono invece farti guadagnare di più.

Entreremo in quello che è il mio compito principale come consulente e coach.

Desideri trasformare il budget che ti fornisce il tuo commercialista in un budget manageriale?

La voce Finanza la salto a piè pari, nelle sue leve più forti è un argomento troppo personalizzato, che va esaminato in eventuale colloquio privato.

Ti do solo alcuni consigli basici, che mi auguro siano già parte delle tue decisioni operative:

Primo: non cercare il nero, nel lungo termine non ne vale la pena. (Sei svenuto?)

Secondo: conviene pagare subito e ottenere condizioni migliori, piuttosto che tenere il denaro in banca.

Anche per quanto riguarda gli acquisti non diventare matto a controllare tutti i cataloghi dei depositi italiani o stranieri, non ne vale la spesa.

Vai a controllare l’incidenza che ha avuto finora il costo dei soli prodotti nel monte spese totale della la tua attività (escludendo l’implantologia che è una variabile troppo personalizzata). Noterai che sono al massimo il 6-7% dei costi totali.

Poca roba, da controllare ma non prioritaria. Nel caso siano molto maggiori invece c’è qualcosa che non torna!

Ottimizzare gli acquisti

Qual è il mio consiglio per ottimizzare gli acquisti in uno studio odontoiatrico?

• Primo gestire meglio la logistica, in pratica il tuo magazzino,

• Secondo selezionare due fornitori generalisti, di cui almeno uno a carattere nazionale, e fare con loro una bella trattativa su prezzi e condizioni di vendita, una volta all'anno. Poi controllare a campione prezzi e condizioni generali ogni paio di mesi, per essere sicuri che rispettino i patti e restino convenienti.

Continuare a cercare prezzi migliori cambiando fornitore non conviene. O vi dedichi appositamente una persona (analizzando se il suo costo non superi il beneficio) o vi dedichi il tuo tempo. Tempo di un medico professionista, che rende certamente molto di più se investito in altre attività.

Stai già facendo così? Bene il tuo buon senso si è attivato nel modo corretto.

Cambia molto quando invece si parla di piccole o grandi attrezzature, dalla nuova autoclave all'inserimento di un Cone Beam. Qui entrano in gioco valori più complessi e particolari come:

• la competenza dell’azienda nel fornire soluzioni corrette

• il servizio di assistenza tecnica, istallazione e manutenzione

• il servizio di successiva scolarizzazione per te e per il team

Stiamo ipotizzando acquisti che incidono molto a livello di budget e vanno perciò esaminati con cura.

Per questo, dopo tanti anni di esperienza commerciale nel settore dentale, ho inserito tra i servizi, che puoi chiedere ad IdeaDana con cui collaboro, anche quello di “broker per i grandi acquisti”. In quel'ambito direi che sono un duro.

Il prossimo post

Consigli operativi ve ne sono già molti in questo post, nel prossimo ti regalerò idee per alcune azioni efficaci nella gestione della tua logistica e del magazzino.

Svilupperemo inoltre l'argomento delle risorse umane, fondamentale nell'economia e nell'efficienza di qualsiasi impresa.

Tanto più quando questa è uno studio medico.

Grazie per l'attenzione, a presto

Gaetano

by Gaetano Toffali

Resto papera o divento Re?

Il titolo del post.

Rileggendo “L’anello di re Salomone” , dove Konrad Lorenz presenta la sua teoria dell’imprinting, ho pensato una volta di più a come l'omologazione si stia imponendo anche nella nostra vita.

E di conseguenza nel nostro lavoro. Tutti a fare le stesse cose.

E di come accettare tale situazione, come inevitabile, sia un grave errore.

Nella mia attività di coach concetti come diversificazione, immaginazione, ricerca del felicità tramite i talenti personali, sono usuali e li considero la base propedeutica ad ogni vero miglioramento o ancor più cambiamento.

È però un percorso lungo quello che, quasi sempre, inizia con clienti che mi chiedono:

• Gaetano dammi gli strumenti giusti per migliorare 

quando invece il mio intervento deve portare al più articolato ma produttivo:

• Aiutami a capire cosa voglio veramente dal mio lavoro, così possiamo agire con un obiettivo preciso.

Eppure non dico nulla di originale, è citatissimo quel proverbio cinese, alcuni lo attribuiscono a Confucio, che dice:

Dai un pesce a un uomo e lo nutrirai per un giorno; insegnagli a pescare e lo nutrirai per tutta la vita.

Ti va di iniziare, con questo post, a porre alcune basi di management aziendale?

Inizio percorrendo il percorso breve, quello didattico che cerca di fornire informazioni utili a tutti, se pur generiche..

Per cui, aspettando il tuo invito per un colloquio personale, parliamo delle cose meno complesse a farsi: di strumenti operativi, come il controllo di gestione.

Il controllo di gestione

Il controllo di gestione ed il marketing sono due componenti di quell'attività aziendale che racchiudiamo nel termine Management.

Per parlarne seguiremo il seguente schema:

• Cosa intendiamo per management aziendale?

• Da cos'è composto il management?

• Il management in uno studio odontoiatrico

• Il ruolo del manager e quello dell’imprenditore

In questo primo post impostiamo i termini generali dell'argomento, nei post seguenti invece svilupperemo i temi legati alle varie componenti del management: dall'amministrazione, alle risorse umane; dalla logistica alla customer care.

Per condividere quali sono gli strumenti utili per una buona gestione imprenditoriale del tuo studio e consentirti di capire quali di questi è prioritario, nel tuo caso specifico.

Con una piccola premessa quasi filosofica a cui tengo molto: gli strumenti sono indispensabili, ma alla base vi è sempre l’individuo che li usa.

Con la sua capacità ed unicità.

Capacità che emergono e si consolidano se sono in armonia con i desideri.

Unicità che è l’espressione sociale del nostro essere individui, speciali.

Desideri ed unicità che sono alla base del mio concetto di un marketing etico, che ho chiamato:

Premessa

Dopo avere lavorato per aziende del settore dentale, come Revello e SIMIT/ Sympla, i recenti anni della mia vita professionale li ho dedicati soprattutto a dialogare e collaborare direttamente con i medici odontoiatri: in primis quelli “immaginifici” che volevano cambiare o migliorare il loro futuro. E che ci sono riusciti.

Nel mio biglietto di visita ho esplicitato di cosa mi occupo.

Lavoro per il tuo futuro, iniziando a cambiare il presente.

Marketing: intervengo sul tuo aspetto imprenditoriale. Nel rispetto etico del tuo essere medico.

Coach: ti aiuto ad imparare come dirigere al meglio il tuo studio

Problem Solver: nel frattempo i problemi vanno risolti. Per cui li risolvo assieme a te.

Lo hai capito, per me occuparmi del management dello studio odontoiatrico è secondario.

Non perché non sia indispensabile, lo è!, ma nel senso di: è la seconda cosa da fare.

Prima capiamo quello che vuoi, poi viene la parte tecnica: utilizzare quegli strumenti che ben conosco, che per anni ho utilizzato in azienda e che compongono l'attività di management, per impostarlo con successo anche nel tuo studio.

Non parliamo di fumo, meglio l'arrosto

Il medico odontoiatra è abituato ad una metodica operativa in cui il fare è la soluzione alla cura.

Hai un problema? Faccio questo e quest'altro e lo risolvo.

Questo approccio funziona bene quando è chiaro il processo di causa ed effetto: hai una carie ergo hai smalto e/o dentina compromessi.

I clienti che mi hanno conosciuto per i post, per il libro, per i corsi o ancora meglio durante un incontro personale, sanno bene che la loro professione è cambiata, che la gente non ha quasi più bisogno di dentisti, mentre ne ha ancora moltissimo di medici odontoiatri.

Di medici che ascoltano e capiscono la persona, prima di agire. Curare la carie è solo la base di partenza, curarsi del suo cavo orale e della persona è molto di più. Lo dice anche il dizionario Treccani: cura è un interessamento solerte e premuroso.

Frase che sembra offra fumo e non concretezza, per chi pensa che tutto si risolva con il fare.

Tutt'altro. Il fare è importantissimo, è vero.

Come lo è il controllarne i risultati. Un buon controllo di gestione del tuo studio toglie gli errori in atto ed imposta un attività funzionale.

Questa però è solo la base di partenza.

Facciamo un esempio e se prima abbiamo parlato di fumo, adesso inseriamo metaforicamente anche l’arrosto.

Ci sfama un arrosto precotto? Si certamente ma....

Ti basta davvero avere un arrosto precotto da inserire nel forno: metti questa temperatura, imposta questo tempo, accompagnalo con del vino rosso, mangia che ti nutre?

Ok mangi, sopravvivi e fuor di metafora se applichi le regole generali di una buona gestione aziendale il tuo studio ne trarrà comunque beneficio.

Ma quanto è meglio imparare l’arte per cuocere il TUO unico e saporito menù?

Quello è l'obiettivo a cui puntare, il massimo, per te e per i tuoi clienti.

Uscendo di metafora ed usando la pura logica, probabilmente fai parte anche tu della 70% degli studi odontoiatrici italiani che ha un attività simile a questa:

• studio mono professionale
• 2/3 assistenti e impiegate
• 2 + 1  sale operative
• Fatturato inferiore ai 500.000€ l’anno

Tecnicamente, se questi sono dati simili ai tuoi, sei in pratica una piccola azienda.

In cui la logica che funziona meglio non è quella di: PRIMA intervenire sui costi, che comunque sono relativi, ma quella di PRIMA incrementare il guadagno.

Ti aiuta allora il controllo di gestione? Sì, sempre, ma ancora di più se abbinato al marketing.

Che guarda al passato per progettare il futuro.

Cosa intendiamo per management aziendale?

In italiano possiamo tradurlo con direzione aziendale.

La serie di attività che consentono di guidare bene un’azienda. Uso il termine guidare rifacendomi anche all'etimo inglese.

Che inizia con man –uomo- a cui segue age –storia, esperienza. Nasce come ampliamento di significato da: colui che aveva imparato “to manage/ a maneggiare” i cavalli.

Ogni azienda, ogni studio odontoiatrico, inizialmente ha quasi sempre un capo solo, che tiene in mano le redini aziendali.

Man mano che queste crescono in numero e non sono più gestibili in prima persona, il capo deve intraprendere un’azione ardua.

Trovare qualcuno che lo sostituisca in qualcuno dei settori specifici in cui è composta l’azienda e di cui prima si era occupato personalmente.

Questa prima decisione è in realtà la scelta strategica per passare da una gestione “padronale” ad una gestione “manageriale”.

Il che non vuol dire che la gestione diretta, quella che definiamo padronale non funzioni, bensì che il capo migliore del mondo finché rimane da solo a decidere, pone automaticamente un limite alla sua attività.

Questo limite è accettato od ancor meglio desiderato? Bene.

Il “purtroppo-devo-fare-tutto-io” è invece un freno allo sviluppo che desideri? Allora ti serve un team in linea con le tue aspettative sul futuro.

Altro argomento che affronteremo in dettaglio in un prossimo post, perché lo sai di certo per esperienza: selezionarlo, formarlo, dirigerlo è assai impegnativo.

Quando però hai un collaboratore capace... tutto funziona al meglio, anche la tua salute.

Alcuni articoli interessanti sull'argomento li ho già pubblicati, poi ci sono i miei appositi corsi, se ti possono essere utili.

Da cos'è composto il management?

Lo abbiamo detto: Management è gestire al meglio le risorse aziendali.

Di norma le risorse umane ne sono la variabile determinante per il successo. E le più difficili da gestire, non bastano solo i soldi, serve formazione, controllo etc.

Fidati di me e della mia storia. Ho diretto business da decine di milioni di euro. Ho fatto management e direzione generale. E lo faccio ancora ad ogni inizio consulenza che effettuo dai medici.

Non faccio l’ipocrita, lo so fare bene. Debbo però essere sincero: bastano pochi giorni operativi per sistemare gli aspetti tecnici. Parafrasando il dottor Nardone, noto psicoterapeuta, io lo definisco Intervento Strategico Breve.

Il difficile è condividere che questa è solo la base di partenza, ma che se sono stato chiamato per migliorare le cose... come diceva Einstein:

"non puoi pensare di ottenere risultati diversi, se fai sempre le stesse cose".

Cito spesso a questo proposito anche una frase di Steve Job, che trovo assai potente.

(La cito spesso perché ti sembrerà strano, ma la fatica maggiore è nel fare capire, con i fatti, al cliente che lui è ottimo nell'area clinica, ma in quella extra clinica sono più bravo io).

La struttura efficace di uno studio odontoiatrico mono-professionale è spesso semplice da impostare, per un professionista esperto.

Non è solo questo che ti serve però!

Quindi quello che aggiungo è preparare il  medico/imprenditore, al suo ruolo di direttore generale, predisponendo un organigramma per funzioni, in cui sia chiaro che i "cappelli" da portare sono parecchi.

Uno diverso per ogni area d'intervento. Indipendentemente dal numero di persone che se occupa.

(Raramente vi è necessità di nuove assunzioni, spesso vi è quella di stabilire meglio chi fa cosa).

Le aree del management

Le aree principali che compongono una struttura manageriale sono:

• direzione generale

• marketing

• commerciale

• risorse umane

• finanza

• logistica

Nelle aziende più strutturate si aggiungono delle diramazioni interne: il customer care e l’assistenza tecnica completano la vendita; le pubbliche relazioni e la comunicazione ampliano il marketing etc.

Siamo arrivati lunghi, già a quasi 1.500 parole e direi che sono sufficienti per la prima lettura e rilettura del post (te la consiglio, non è semplice entrare in una logica aziendale).

Nei prossimi post esamineremo i vari componenti del management e come questi si manifestino anche nella gestione di uno studio odontoiatrico.

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Grazie ed a presto sentirci o vederci, che è meglio.

Gaetano Toffali

by Gaetano Toffali