Le migliori risorse sono umane

Il budget previsionale

Continuiamo con la serie di post che introducono a quello che è elemento base di ogni impresa economica e professionale: il budget.

Ne abbiamo parlato nella serie dei post precedenti, dedicati al management, ricordandone le varie componenti di base, ma soprattutto facendo una precisa affermazione. Il budget previsionale è elemento fondante di qualsiasi attività che abbia come obiettivo anche il raggiungimento di un risultato economico. Per cui se hai un'impresa professionale, devi predisporre un budget annuo, senza preoccuparti all'inizio della stesura se è corretto al 100% o meno.

Un budget errato, ed il primo lo è spesso, puoi tararlo, correggerlo, revisionarlo sulla base dei risultati reali raggiunti nel tempo.

Il non averlo non ti fornisce alcuna possibilità di controllo dei risultati, quindi sbagli sempre.

Attenzione, non è corretto il sillogismo: stabilisco un budget maggiore dello scorso anno = realizzo un buon budget.

Ti è chiaro il significato di questa mia affermazione? Sono invece per te argomenti nuovi e ti serve una mano per impostare il tuo prossimo budget assieme?

Le Risorse Umane

Tecnicamente “Risorse umane” è argomento che, a livello di budget, si ritrova sia nei costi, sia nei ricavi.
Per cui nei costi ne vanno contemplate e controllate le performance e nei ricavi inserita la redditività, sapendo che quest’ultima è diretta o indiretta. Nel budget inseriamo solo la redditività diretta: quella misurabile.

Una redditività diretta è ad esempio quella della igienista, tu la paghi e lei in cambio ti produce un introito determinabile. Anche la DOM, che sviluppa i preventivi, ha un riscontro economico quantificabile.

Una redditività indiretta è quella del team senza di cui non potresti operare, ma che non ti procura fatturato direttamente attribuibile: l’ASO o la segretaria che cura l'amministrazione.

I libri e la pratica aziendale insegnano che, per capire la redditività di una persona, devi predisporre una job description del suo lavoro, con i compiti e le aspettative di risultato che vengono concordate. Questa diventa in tal modo una esplicita indicazione per il dipendente ed uno strumento di controllo per te.

La job description va sempre formalizzata al dipendente, iniziando dalla risorsa umane più costosa del tuo studio: da te.

In un’ottica manageriale il dottor Rossi odontoiatra è un dipendente/ collaboratore del Rossi titolare dello studio e quest’ultimo ne deve tenere assolutamente conto e dargli/ darsi obiettivi quantitativi e qualitativi precisi.

Anche nell'attribuirgli lo stipendio o un quid mensile per la consulenza (dipende se hai costituito una società o sei ancora libero professionista).

Esistono tutta una serie di parametri per analizzare e decidere questa retribuzione, a livello generale attuiamo la scelta più semplice: nel nuovo budget l’imprenditore dà al medico lo stesso “stipendio” dell’anno precedente.

(A meno che tale stipendio non abbia mandato in rosso l’impresa).

Da questa impostazione emergono almeno due macro evidenze:

  • Caro medico tu devi essere redditizio per lo studio

  • La redditività finale dello studio non è patrimonio del medico, ma dell’imprenditore

Mi spiego con franchezza: essendo titolare di te stesso, devi capire se quando operi come odontoiatra sei redditizio per lo studio, in altri termini: il tuo costo mensile è ripagato dagli introiti che procuri? Operi abbastanza per la cifra che lo studio ti versa?

Non ti arrabbiare, ma questa analisi è quella che dovresti fare, per qualsiasi tuo collaboratore, per cui è corretto partire da quello che costa aziendalmente di più: sempre da te (e se così non è, qualcosa che non torna).

Non per tagliare le remunerazioni, ma per capire come e dove intervenire per ottimizzarle.

Questa è la differenza tra il budget previsionale che ti prepara il commercialista ed un budget manageriale: che parte dai dati per giungere a delle decisioni.

La redditività è dello studio

Il secondo punto lo esplicitiamo così: se lo studio, perché tu esegua la tua professione di odontoiatra, ti paga 8.000€ al mese perché questo è il concordato, è solo quello il tuo guadagno. Tutto l’eventuale utile che a fine anno rimane è dello studio, non tuo. Tu, come odontoiatra puoi al massimo concordare dei premi legati alla produttività, tecnica poco usata nelle imprese odontoiatriche, ma di norma in quelle commerciali: funziona ed è potente legare i propri dipendenti a parametri precisi e premiarli al loro raggiungimento!

Questo dualismo formale tra odontoiatra/ imprenditore non è un giochetto semantico, ma un modo per trasformare la gestione padronale in manageriale. Ed è anche un metodo efficace per garantire allo “studio” la sopravvivenza e il continuo aggiornamento.

Tu hai un duplice ruolo, che va compreso e rispettato.

Quando hai il camice operi secondo scienza e coscienza per fornire la migliore cura al paziente, quando indossi la giacca imprenditoriale devi operare sui vari componenti del management gestionale, per renderli ottimali e redditizi.

Per il bene stesso dello studio, che deve essere "sano" economicamente, per garantirsi non solo la sopravvivenza, ma anche la possibilità di crescere, con un costante aggiornamento tecnologico e umano.

Questo è uno dei concetti alla base del corso di marketing che propongo a tutti gli odontoiatri, quelli che vogliono iniziare ad applicare con metodo il marketing nel loro studio. Da neofiti ambiziosi.

Un marketing etico, che soddisfi sia il medico sia l'imprenditore, un marketing efficace, un marketing specifico per l'ambiente medico odontoiatrico. Io l'ho definito Marketing TUcentrico, il marketing che pone la felicità del paziente al suo centro.

Perché è il paziente contento il tuo miglior cliente.

Parliamo del team

Stesso ragionamento lo puoi e devi fare con tutte le altre persone che compongono il team, in modo apparentemente più semplice per chi procura un fatturato diretto (clinici e da un punto di vista manageriale anche la DOM), in modo più articolato per tutto quel personale che va a supporto delle attività curative (ASO, segretaria etc.).

Ricordando, come si diceva all'inizio che la risorsa umana è sia un costo sia una fonte di reddito.

I costi devono essere tagliati, se vi è del "grasso" inutile va eliminato. I ricavi, i muscoli, devono invece essere potenziati e costantemente migliorati.

Attenzione a capire la differenza tra grasso superfluo e muscolo, non intervenire sull'uno ed essere deboli sull'altro diventa un problema drammatico per la tua immagine ed efficienza.

L'efficienza ne viene abbattuta, l'immagine rovinata ( e non lo risolvi con Photoshop).

Chiudo con un ultimo consiglio: le risorse umane devono essere il tuo punto di forza, le ali che innalzano la tua professionalità, metti la massima importanza nella ricerca/ selezione e formazione dei tuoi collaboratori.

L’importanza strategica dell'avere ottimi collaboratori è infatti primaria e lo sai perfettamente: sia nel caso tu sia soddisfatto del tuo team, sia quando ne capisci la necessità di miglioramento o cambiamento.

La formazione dei collaboratori, a cui dedico un apposito corso personalizzato per ogni studio,  è un impegno ostico, su cui ho creato una massima:

Sull'importanza della formazione parlo diffusamente anche nel mio libro "Marketing per iniziare a farlo".

Un libro che si pone l'obiettivo di farti comprendere quali sono le principali leve del marketing; pensato per chi pratica un'altra professione ma desidera capire i meccanismi utili a dare ed avere dal suo impegno del valore aggiunto.

Non è specifico per l'odontoiatra, anche se è questa la mia specializzazione, ma l'eccellente feed back ottenuto dai tuoi colleghi, mi ha fatto capire che il suo stile è ben adatto alla lettura da parte di un medico.

Un consiglio finale

Prima abbiamo parlato di job description: quello che ogni singolo membro del tuo personale deve fare.

Tieni però presente la potenza di una work description: che valuta quello che il tuo personale sa ed ama fare. Gestendo con cura queste competenze, la redditività che il tuo collaboratore ti fornisce aumenta in modo vertiginoso.

Vuoi che venga a fare un accurato esame del tuo team ed impostare la loro formazione?

Fidati sarà uno dei tuoi investimenti più redditizi. Hai già previsto nel tuo budget la spesa “formazione continua”?

Lo consiglio caldamente, è uno dei punti maggiormente differenzianti rispetto agli altri competitors.

Chiuderemo l'argomento nel prossimo post, dove inizieremo a parlare anche di un aspetto scandaloso del budget: la vendita. Che parlandone nel budget definiremo come: ricavi dalle prestazioni.

Grazie per l'attenzione, a presto

Gaetano