Gli incapaci costano

La formazione costa, lo sanno bene i genitori che ci hanno pagato l’università.

Lo so bene anch'io che da settembre ho Gaia che finisce la maturità e se ne parte per la Cattolica.

Costa però molto di più l’incompetenza professionale, che lascia incapaci di svolgere bene un incarico e tarpa le ali a qualsivoglia miglioramento.

Personale e professionale.

Io dico spesso che un buon team è come il vento forte, che spinge le ali del titolare e fa volare lo studio verso un costante successo.

Un team non competente è invece come la pece, appesantisce, rende tutto più faticoso.

Il problema reale è capire se oggi hai vento dietro o pece sopra di te.

Per questo nelle mie consulenze, dopo un primo colloquio con il titolare chiedo sempre di parlare con tutto il team dello studio.

È elemento fondamentale per capire il prossimo agire.

Una base di partenza, me la fornisce lo stesso titolare rispondendo alle mie prime domande.

Hai una segretaria che oltre ad essere capace, dono di natura, è stata anche formata per svolgere al meglio il suo ruolo?

Ha fatto dei corsi per assumere competenza sul ruolo?

Hai idea di cosa deve occuparsi? Delle sue priorità?

Ha degli obiettivi condivisi?

Job description

Ne ho parlato spesso nei post e purtroppo è un termine che spaventa inutilmente il titolare dello studio, ma il concetto è semplice.

Quando dai chiari obiettivi e priorità al tuo personale, gli fai un grande regalo.

Ed eviti molte future complicazioni.

Io ho già elaborato delle job description base da tarare e personalizzare sulla singola persona.

Che normalmente in uno studio professionale gestisce due macro aree:

  • Gestione Commerciale
  • Gestione Organizzativa

Gestione commerciale

L’area commerciale prevede una gestione generale della comunicazione dello studio, di come si presenta agli occhi dei pazienti, fisicamente e nell’atteggiamento del team.

La competenza di una vera DOM parte dalla frequentazione di un corso sulla Prima Visita, il momento fondamentale in cui l’efficacia dello studio deve esprimersi.

Prosegue con un corso di comunicazione convincente, che consiglio sia un incontro personalizzato che coinvolga tutto il team dello studio.

Si potenzia ancor più con un eventuale corso di “vendita” o corso intensivo di marketing Tucentrico, il marketing etico e funzionale che si è dimostrato come assai redditizio in ambito odontoiatrico.

Gestione organizzativa

Organizzare l’agenda appuntamenti è solo la base di un processo che prosegue tecnicamente con tutto l’aspetto amministrativo e contabile che consegue alla visita di un paziente.

Una buona padronanza del sistema gestionale, che deve essere di buon livello, offre notevoli possibilità di ergonomia del tempo e dei carichi di lavoro.

Tutto però parte dai dati: tutto inizia dal sistema gestionale, che deve essere presente e soprattutto deve essere ben conosciuto da chi lo usa.

Anche in questo caso la formazione è fondamentale, conosco benino quello che possono fare Orisdent o X-Dent, per citare due software molto performanti.

Purtroppo spesso noto che molte operazioni previste dal software, che velocizzano informazioni e statistiche, non sono ben conosciute e si utilizzano strumenti alternativi come excel o addirittura la calcolatrice per avere dati che sono già presenti e disponibili immediatamente nel data base.

(Ho visto dedicare ore per realizzare i conteggi dei compensi ai collaboratori clinici, cosa che un buon data base fa in 5 minuti, scarsi).

Domande ingenue

Sai quanti pazienti nuovi entrano nello studio ogni mese?

Come ti hanno conosciuto? Quanti chiedono un preventivo? Quanti lo accettano?

Sai quanti pazienti hai in cura per l’igiene?

Quanti non vengono da oltre sei mesi? Quanti da un anno? Quanti tra loro sono pazienti implantari?

Cosa sai dei tuoi pazienti storici?

Chi di loro ha altri parenti in cura? Chi ha figli in età ortodontica? Chi fa l’attore e vorrebbe fare delle faccette estetiche?

Chi non è tra i pazienti, ma è presente nel tuo smartphone con nome e numero telefonico?

La formazione è un valore

Il tuo mestiere è quello di medico, gli argomenti sovra esposti non sono un attività di cui devi occuparti tu.

Però devi formare qualcuno che lo faccia.

Oppure getti via risorse, possibilità, denaro.

La risposta migliore è nel formare un manager, viene definito DOM – Dental Office Manager.

Può essere che caratteristiche e capacità siano già presenti nella tua segretaria, di cui non stai sfruttando appieno il potenziale.

O forse devi inserire una figura nuova.

Ti assicuro che formare un DOM non è puro costo, ma un investimento che si ripaga prestissimo: con il sicuro incremento del fatturato che ti farà acquisire.

Ne parliamo?

Gaetano


Non ci credo

Premessa

L'ho letto troppe volte su vari social, questo tipo di annuncio sponsorizzato, per non parlarne con chiarezza: io non ci credo!

VUOI NUOVI PAZIENTI?

FACCIAMO TUTTO NOI!

Bene questo annuncio, letto così com’è è agli antipodi della mia concezione di web marketing.

Forse sbaglio io, del rincojonimento se ne accorgono gli altri non tu, ma dietro questo slogan vi trovo tre ipotesi:

  • Hanno ragione loro ed io sono un analfabeta digitale
  • Lo slogan è nato per fregare gli analfabeti digitali
  • Dietro vi è solo il nulla

Ed io propendo decisamente per questa terza ipotesi, come spiego in seguito.

IPOTESI a)

Sull’ipotesi a) sorvolerei, una delle regole del management è essere sempre cosciente di quello su cui non sei esperto.

Da manager avevo collaboratori tecnici al mio fianco per trasformare la strategia in operatività, oggi da consulente per tutti gli aspetti operativi in cui non sono specializzato opero nello stesso modo: con la delega operativa, selezionando esperti di valore, fornendo loro gli obiettivi da perseguire e seguendo poi le loro indicazioni operative.

Parlando di internet ho selezionato un paio di webmaster per i siti, un’agenzia per la lead generation, chi sa fare controllo di gestione o immagine coordinata per quanto riguarda il management classico.

IPOTESI b)

Chi si affida totalmente agli altri?

Di solito lo fa chi capisce poco del problema, quando un meccanico mi parla di qualcosa riguardo la mia autovettura io accetto acriticamente il suo parere.

(Ovviamente cercando di operare a livello preventivo: scegliendo bene il meccanico).

Si affida agli altri anche chi è nella cacca, dopo averle provate tutte, o almeno credendo così, la disperazione ti induce a prendere caramelle anche dagli sconosciuti.

Attenzione, controlla se la scatola è piena o vuota, controlla la competenza di chi te la offre.

Oggi sugli sconosciuti si può scoprire molto, basta cercare e navigare un po’.

I pirati moderni non espongono la bandiera nera con il teschio.

Anzi proprio non espongono nulla, non appaiono con nome e cognome ed è questo che ci deve preoccupare.

IPOTESI c)

Io quando leggo questi messaggi vado sempre a capire chi vi è dietro, la compagnia, le persone.

Chi opera nel web promettendo agli altri visibilità dovrebbe lui per primo avere un profilo pubblico molto esaustivo.

Una presenza su LinkedIN, un sito o almeno un blog. Almeno un profilo su Google Business!

Di chi vi sia dietro questo ultimo annuncio che ho letto “Facciamo tutto noi” si sa nulla, premi sopra e ti chiedono numero di telefono e mail per ricontattarti.

Chi lo farà? Non è dato saperlo.

Tenere gli occhi chiusi aspettando un regalo può essere molto bello. O assai pericoloso, se non sai chi hai di fronte.

NON CI CREDO

Non credo esista un diplomatico nigeriano che mi rimanda un milione di euro se ne invio a lui 10.000€, che Laetizia Castà sia disperata perché non riesce a contattarmi e che i pazienti dal web nascano spontaneamente.

Lo dico perché è da anni che nelle mie consulenze garantisco i risultati del marketing interno e spiego che invece per andare a fare web marketing servono molto più tempo e denaro.

Servono 6 mesi di attività e 9.000€ spesi cum grano salis.

Ti spaventa?

Non dovrebbe, un impegno serio, un progetto duraturo necessita di tempo e investimenti per rendere.

L’attività competente è sempre redditizia.

Le riconosci subito le persone competenti, non fanno promesse prima di averti ascoltato, usano un metodo solo dopo avere fatto una corretta diagnosi del problema.

Soprattutto: remano forte al tuo fianco.

Trovare la competenza

Trovare la competenza non è facile nel marasma di proposte farlocche, io solo da qualche mese ho delle certezze in più, da quando finalmente sono riuscito ad inserire nel mio hub anche la casella:

 “agenzia di lead generation” 

con un’azienda che mi dà fiducia e concreti risultati.

Ma solo dopo aver lavorato in tre agenzia-cliente-io per impostare una campagna efficace.

Solo dopo aver ascoltato il cliente e capito il suo target di pazienti, coinvolgendolo in un messaggio finale che non è generico, ma lo rappresenta.

Insomma “FACCIAMO TUTTO NOI” lo dico mai.

È una balla colossale e in questo sono all’antica, le bugie non mi piacciono.

A presto

Gaetano


Sono il nr.2

Premessa

Ci sono consigli buoni e consigli ottimi: questo fa parte dei secondi.

Utilizzo questa interessante foto per parlare di capi, struttura, ruoli.

Perché avere o essere un numero uno è un gran cosa, ma anche un limite se a questo ci si ferma.

Io sono il numero DUE o meno in molte cose

Conosco consulenti migliori di me nel impostare e concretizzare efficaci azioni di management agli odontoiatri?

No, non ne conosco!

Però non ho alcuna difficoltà ad ammettere che i miei amico Alessandro Silva e Massimo Depedri è assai più competente nel controllo di gestione, o che Daniela Bonomi lo è nella comunicazione e grafica.

Per citare colleghi che conosco bene.

Non si tratta di modestia o immodestia, le specifiche capacità e le competenze sono evidenti ad un occhio allenato.

(PS il riconoscere un buon potenziale DOM, dental office manager, è sicuramente una utile competenza che ho conseguito)

Uno dei ostacoli maggiori alla crescita di molti imprenditori è invece la presunzione di essere i migliori in tutto e il conseguente egocentrismo del loro agire.

Che non è mai redditizio rispetto alla creazione di una struttura manageriale.

Io so' io diceva Sordi, frase che fa ridere e che non è da replicare.

Non capo, leader

Uno dei pregi vincenti degli ottimi imprenditori è nel crearsi una struttura manageriale, perché sanno benissimo che porta loro valore aggiunto.

Ricordo che uno degli imprenditori simbolo degli ultimi decenni, certamente non famoso per la sua umiltà, si esprimeva così:

Ogni imprenditore che vuole compiere il vero passo avanti nella sua attività si dota di una struttura manageriale: che pur nell’ambito delle linee guida aziendali è autorizzata anzi stimolata e premiata a decidere.

Un leader trova o forma un suo braccio dentro, un manager operativo che lo affianca nel realizzare concretamente le tue intuizioni imprenditoriali.

Un famoso spot pubblicitario degli anni novanta recitava così:

Du gust is megl’ che uan

Due è meglio di uno.

Lo spot parlava di gelato, ma se lo ricordiamo ancora oggi è perché ha lasciato nel nostro inconscio un messaggio più profondo.

Meglio il team

Quando sviluppo la mia consulenza in realtà neppure io opero da solo, ove servano competenze specifiche ho sempre un competente hub a sostenermi.

I siti che progetto con Fernando o Diego, l’immagine coordinata che imposto con Dana Bonomi, non sarebbero così performanti se le diverse rispettive capacità e competenze non producessero una sinergia positiva, un risultato migliore.

Per cui l’invito a tutti i numeri UNO titolari di studio odontoiatrico è:

Creati un ottimo team

Ad iniziare dal DOM, proseguendo con i clinici di supporto e le ASO: impegno complesso, ma che ho già spesso realizzato.

Presidia come capo supremo sia l’area clinica sia quella extra clinica, ma trova o forma un manager più bravo di te in tutto quello che è l’aspetto organizzativo, il fare quotidiano del tuo studio.

Inizia da chi deve occuparsi della prima visita, della conclusione dei preventivi, ci faccio un paio di corsi in merito, comincia ad iscrivere chi di dovere a quello online sulla Prima Visita, te lo ripaghi in un attimo.

Impostiamo un'organizzazione nel tuo studio, sarai un ottimo numero UNO: quello che decide.

Lo sarai ancor di più dotandoti di un ottimo numero DUE: quello che agisce.

Ti va di parlarne?

A presto sentirci

Gaetano


Il pessimo ottimismo

Ho scritto un aforisma, che mi è uscito addirittura più profondo del previsto.

In realtà più che un aforisma è soprattutto un metodo operativo, perché sintetizza quella che è la corretta impostazione manageriale nella soluzione di un problema o di una difficoltà operativa.

In un film i fatti possono susseguirsi oltre le tue intenzioni ed alla fine renderti la vita meravigliosa, nella realtà siamo noi gli artefici nella realizzazione dei nostri desideri.

Preparati

Pre-pararsi, ha nella sua etimologia il significato più profondo.

Prevedere ed utilizzare qualcosa per parare eventuali colpi può risparmiarci molti guai e dolori.

Perché consiglio di prepararsi con pessimismo?

Perché cercare di anticipare tutti i possibili ostacoli è il vero modo per affrontarli, immaginare ogni possibile scenario, prevedere l’imprevedibile ci consente la tranquillità necessaria per il passo successivo, che è l’agire.

Agire

Potrà sembrare strano, ma l’agire è più problematico del prepararsi.

Troppe volte ho preparato e condiviso dei piani marketing accurati, completi di priorità e tempificazione che poi hanno lasciato il tempo che trovano.

Apprezzati, pagati e non attuati.

O perlomeno troppo presto abbandonati nei fatti, per tornare alla vecchia routine.

Vi è una simpatica vignetta che spiega bene come sia più facile rimanere nell'astratta teoria che l’agire, perché criticare o consigliare belle teorie è facile: portare a casa un risultato lo è molto di meno, richiede il saper fare con capacità e competenza..

Spesso anzi quasi sempre a causa della maledetta abitudine: la difficoltà ed il timore nell’abbandonare la strada vecchia per intraprenderne una di nuova.

Tra l’altro nei business plan che presento quasi mai si parla di cambiare, perché la mia filosofia è sempre:

Non smontare un orologio che funziona, fallo andare meglio.

Che smontare tutto lo si fa solo in casi estremi: quando l’orologio è davvero rotto che, fuor di similitudine, quasi mai è riferibile ad uno studio odontoiatrico.

Ottimismo

Devi credere in te stesso, se ti sei preparato bene, se sei competente o ti sei affidato a chi lo è le cose andranno bene.

Bisogna crederci fermamente.

Esistono anche delle teorie sociologiche che sostengono tale affermazione: come la legge dell’attrazione o quella della profezia che si auto avvera.

Intendiamoci, non è vero che tutto quello che vogliamo si avvera, è certamente vero che prepararsi al meglio ed agire con un fondato ottimismo sul nostro successo aumenta enormemente le nostre possibilità di riuscita.

I nostri desideri hanno poi bisogno di impegno e tempo per esprimersi, ma non di così tanto quando parliamo di impostare un corretto management nello studio odontoiatrico.

Tant’è che io definisco le mie consulenze come: strategiche brevi.

Durano giorni, non mesi!

Non dobbiamo andare sulla Luna e non abbiamo i problemi connessi.

Concludendo

Il pessimo ottimismo è di colui che non si prepara, ma basa la sua fiducia sul caso: arriveranno pazienti, la ruota girerà sul bello.

Perché? Perché lo desidero.

Invece bisogna prima prepararsi e poi agire.

Ricorda che la vera difficoltà è nel primo passo, quello iniziale.

Quello che non è usuale e che abitudine e timore tengono bloccato: ma non vi è ragione.

Un primo passo può anche essere semplicemente il telefonarmi per una chiacchierata, è spesso utile e costa nulla.

Ci vediamo, a presto

Gaetano