Premessa

Grazie per essere qui, mi auguro che la lettura di questo post ti sia utile e dilettevole.

Siamo giunti al terzo post dedicato al management e continuiamo a parlare di Budget e dei suoi componenti.

Abbiamo premesso che non ci vogliamo limitare a fare compilare un budget previsionale, dal nostro commercialista o dal nostro sistema gestionale, ma che questo diventa la base di partenza per fare management: dirigere la nostra attività professionale. Che possiamo anche definire correttamente impresa.

(Consentimi la battuta, per un odontoiatra gestire bene il suo studio è davvero un’impresa).

Nel post precedente abbiamo già evidenziato i vari componenti che compongono, a macro livello, il budget.

Ci siamo inizialmente soffermati sui primi due, l’aspetto finanza e quello degli acquisti. Iniziamo questo nuovo intervento parlando di logistica.

La logistica

Come spiega bene Wikipedia, che si merita tutto il piccolo contributo annuo che le verso, logistica è:

l’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nell’azienda i flussi di materiali e delle relative informazioni dalle origini presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai clienti e al servizio post-vendita.

Per quanto ci riguarda restringiamo il campo e definiamo come logistica quell’insieme di attività che ti consentono di avere sempre a disposizione i prodotti che ti servono, nel modo più semplice e proficuo.

Questo perché il valore del magazzino è una importante variabile nel tuo budget: sia dal punto di vista fiscale, te lo spiega il commercialista, sia da quello economico.

Partiamo con due premesse apparentemente banali, ma che hanno bisogno di attenzione per dare i loro frutti:

  • Non ti conviene avere magazzino.
  • Valuta il rapporto costi/ benefici dell’avere un addetto alla logistica

Ne deduciamo che per abbattere il valore del magazzino ti conviene avere un sistema di  analisi e controllo e che, per non avere una persona che spende ore, questo sistema deve essere semplice. Anche considerando il fatto che tutto sommato non parliamo di magazzini così complessi.

Iniziamo con una considerazione sulle tecniche di gestione del magazzino: usa la semplicità.

Nel caso tu abbia uno studio mono professionale, con 2 o 3 operatori, il mio consiglio è di non perdersi dietro i programmi gestionali per la gestione del magazzino, con tutti i loro bellissimi carichi e scarichi. Sono adatti solo a realtà complesse e prevedono personale dedicato e soprattutto preparato.

Come dicono gli americani, nei sistemi informativi vige la regola garbage in- garbage out. Se inserisci spazzatura ne esce spazzatura, immetti dati sbagliati e corri il rischio di avere in magazzino 1 siringa virtuale di composito e invece nulla di reale con cui fare l’otturazione.

Scaricare ogni fresa o strumento canalare che usi è lavoro improbo, con ampie possibilità di errore.

Signori informatici non arrabbiatevi, sono convinto che ogni odontoiatra debba avere un sistema gestionale in studio, assolutamente! Non è più pensabile non solo non avere agenda e contabilità, ma soprattutto dati mensili su come le nostre previsioni di budget siano o no rispettate.

Sul numero di clienti attivi e non; di preventivi accettati o in sospeso; le percentuali di accettazione, quali sono le aree in crescita, la base insomma!

I dati servono e solo un sistema gestionale, buono, te li fornisce e con immediatezza.

Sulla gestione del magazzino però preferisco, almeno come primo step iniziale, consigliare la tecnica, semplice ma efficace di:

minimo due e ricordati l’elastico.

Un elastico basta

In cosa consiste questa “sofisticata” tecnica?

Prima controlla il tuo magazzino e scoprirai che grazie al tuo buon senso hai almeno due prodotti di tutto quello che usi di norma: due siringhe A3,5 di composito, due putty e due ribasanti per le impronte etc. Questo è un bene, perché ti evita sia il problema di restare senza prodotto, sia criticità non previste quando lo apri (si è seccato etc).

Adesso viene la parte difficile di questo sistema manual/gestionale: la tua assistente deve posizionare un elastico su 1 o più confezioni per ogni prodotto: su 1 siringa di A3,5 su 1 putty etc. La quantità dipende dal consumo settimanale del prodotto (non fare il just in time, rischio inutile per risparmio miserrimo).

Questa semplice precauzione informerà la tua assistente: appena toglie l’elastico sa che è in quantità critica. La ritieni una tecnica banale? Hai ragione, ma è semplice e funziona in realtà semplici come quella di uno studio mono professionale.

Diventando la base su cui innestare un processo d’acquisto che tenga sempre basso il magazzino e non ti crei scompensi.

Ovvio che, come sempre, bisogna poi attivare il caro vecchio buon senso.

Ribadiamolo: la regola di base vale solo per i prodotti di cui consumi massimo un pezzo al mese, per prodotti come gli impianti 4×11 probabilmente l’elastico ne legherà gli ultimi 5 e per i guanti non userai elastico ma un evidente post-it appiccicato sull’ultimo scatolone da 10 pz.

Il bello di questo semplice metodo è nei due vantaggi che ha: è facilmente delegabile ad una assistente ed è funzionale.

La prima volta richiederà un po’ di impegno per decidere quant’è la scorta necessaria per ogni singolo prodotto, ma poi la sua gestione è molto intuitiva.

Nel caso la tua gestione sia più complessa puoi sempre usare un apposito programma gestionale, il mio consiglio è però: fai una valutazione economica, se il tuo acquisto di materiale di consumo è inferiore ai 2.000 € mensili (sempre implantologia a parte) non ti conviene spendere energie, ti costerebbe troppo.

Hai una situazione molto più complessa?

Usa i fornitori: sono gratis!

I migliori fornitori ti possono offrire, gratuitamente, una grosso aiuto per gestire i tuoi acquisti e il tuo magazzino, è il loro mestiere.

La buona gestione della logistica per un distributore è fondamentale, non stupirti, ma per questo di te sanno molto.

I migliori ti possono dire istantaneamente, per ogni prodotto che consumi, quanti ne hai ordinati all’anno o al mese. Nonché quanti ordini complessivi hai fatto sul singolo prodotto e con che tempistica media. Dati che ti sono utili per tarare al meglio gli acquisti, perlomeno sui prodotti più costosi o con maggiore rotazione, informazioni complesse che per te sarebbe complesso procurarti, ma che per un fornitore sono normali.

Chiedigli questi dati.

Anche per questo una buona impostazione logistica suggerisce di utilizzare meno fornitori possibili, tanto lo abbiamo visto nel post precedente, non cambia molto. Quando puoi risparmiare fallo, ci mancherebbe, ma ricorda che il tuo risparmio è molto maggiore in altre aree di costo.

Dati statistici ci dicono che, mediamente, il prodotto di consumo -implantologia esclusa- è solo il 7% delle tue spese complessive.

Hai dati molto diversi? Chiamami! C’è qualcosa che non torna.

Le scorte di magazzino

Con questa prima ottimizzazione del magazzino ottieni subito due benefici:

  • Scoprire tutti i prodotti che sono in eccesso
  • Eliminare le scorte eccessive

Questo però non deve inficiare il tuo obiettivo di base: avere sempre tutto quello che serve, con almeno una settimana di scorta.

Anche se la grande industria, in cui una riduzione di magazzino ha un forte impatto economico, ha realizzato varie metodiche per gestire al meglio le scorte di magazzino, come il  Just in time, tu non rischiare di rimanere senza un prodotto.

Stai sempre lievemente abbondante e usa bene le regole operative del fornitore.

Ormai quasi tutti i distributori dentali emettono una fattura a fine mese, sfrutta a tuo favore questo elemento e inserisci nell’agenda della tua assistente:

  • Ogni primo lunedì del mese fare controllo magazzino e aumentare le scorte

Perché puoi aumentare le scorte ad inizio mese? La ragione è evidente: sia l’acquisto del primo del mese sia quello del 27 saranno fatturati assieme. Quindi ordinare prima non è un costo in più per te.

Inoltre quasi tutti i distributori hanno ormai stabilito cifre molto ridotte su cui effettuano la spedizione gratuita, puoi quindi programmare un comodo ordine settimanale, sempre senza alcun costo aggiuntivo.

Il prossimo post

Non bastano certo poche righe a risolvere la gestione della tua logistica, ma sono certo che tu abbia trovato alcuni utili consigli da recepire.

Inizia a porti il problema del magazzino, del suo approvvigionamento e del suo volume in modo più metodico e ne avrai subito anche dei benefici economici.

Comincia a considerare il tuo fornitore di prodotti come un partner che ti può aiutare e ne avrai un beneficio gestionale.

Poi, nel prossimo post, ci porremo una domanda non da poco: ma il mio team è preparato ad aiutarmi nella mia strategia di miglioramento?

Quello del team, tecnicamente delle risorse umane, è uno degli aspetti fondamentali per la crescita e la redditività del tuo studio.

Come al solito cercherò di restare molto pratico e non proporti soluzioni applicabili solo in aziende con decine di dipendenti.

Alcune regole cardine le dovremo però mettere in atto: la prima è la realizzazione di una Job description per ogni dipendente, o addirittura di un concetto un po’ più raffinato che è la Work description.

Non perdere il prossimo post, grazie per avermi accompagnato sino a qui, a presto

Gaetano

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