Dilettante è passato

Dilettante è passato

Maggio 19, 2021 1 di Gaetano Toffali

Quasi sempre

Quasi sempre la “segreteria” in uno studio odontoiatrico è donna.

In una funziona che è molto cambiata nel tempo, un tempo la priorità era la gestione di agenda, cartella clinica e poco altro.

La parte “soldi” se la gestiva il dentista, gli acquisti anche e la segretaria era soprattutto una persona di fiducia che faceva da factotum per tutto quello che il dentista non riusciva a gestire in prima persona.

Posto fisso, perché quella del dentista era una professione assai redditizia e garantiva stabilità nel tempo per tutti i dipendenti.

Questo tanto tempo fa.

Gaetano Toffali senior e la sua famiglia, primi del ‘900

Quasi mai

Quasi mai le cose sono rimaste immutate, anche nel caso che il titolare dello studio non abbia voluto cambiare molto nel suo operare, probabilmente almeno due fattori sono variati sensibilmente:

lo studio non guadagna più bene come prima e la sicurezza futura per tutti non è poi così garantita.

Il medico imprenditore, che invece ha capito la necessità di doversi adeguare ai tempi mutati, ha in modo più o meno conscio intuito che per la parte extra clinica non serve più una mera esecutrice, ma che il ruolo necessita di una figura evoluta che sappia prendersi delle responsabilità ed assumere decisioni.

Questa figura viene definita tecnicamente come DOM, dental office manager, ed ha compiti importanti con priorità ben definite, sia in ambito organizzativo sia in quell’area di gestione pazienti e preventivi che definiamo come commerciale.

Questo accade perlomeno nello studio mono professionale perché quando la complessità “aziendale” si accresce le due mansioni vengono solitamente separate.

Oltre le capacità

Quello che fino ad ieri era sufficiente oggi non lo è più.

Ieri la segretaria doveva semplicemente essere “brava” il che voleva dire essere precisa di mentalità e piacevole di carattere.

Oggi questo non basta più, l’organizzazione interna deve essere basata su un sistema gestionale, quindi bisogna avere confidenza informatica e saperlo usare.

(nel corso di marketing parlo anche di questo)

Oggi anche tutta l’area dei preventivi è quasi sempre completamente delegata, bisogna saper essere convincenti e produrre risultati.

In tutto questo la differenza la fa un piccolo particolare: la competenza.

Non bastano più le sole capacità, caratteristiche personali, serve anche una formazione adeguata.

(per chi vuole essere speciale il corso perfetto è quello sulla Transazione Con-Vincente).

Casca l’asino

Ahimè, ancora oggi troppi studi odontoiatri si affidano solo alle capacità naturali della loro segretaria/ DOM, non considerando una ovvia ed evidente verità:

Fornire competenza è massivamente vantaggioso per lo studio.

Grave è anche la presunzione di alcune segretarie di non avere necessità di formazione, di essere già molto brave nel loro lavoro.

Senza avere termini di paragone con cui confrontarsi, cosa che avviene sempre nei corsi, senza capire che la formazione per chi è già esperto ha uno scopo semplice: farlo diventare un campione.

La formazione, il confronto con l’esperienza altrui è l’unico modo per diventare dei professionisti in quel che si fa.

Non restare bravi dilettanti.

Conviene, formare conviene

Per il titolare di studio inoltre i vantaggi sono almeno due:

  • Trattiene a se una valida risorsa
  • Ne aumenta la redditività

Eppure forse uno studio su 10 si preoccupa di avere un’area extra clinica ben governata.

La cosa folle è che ogni euro speso in buona formazione rende allo studio 10/ 100 volte tanto.

Scoprire che con il gestionale impieghi 5 minuti e non 5 ore per gestire i compensi dei clinici con PI è utile o no all’economia dello studio?

Ebbene molti programmi gestionali te lo consentono, eppure pochissime DOM lo sanno, avendo fatto le necessarie ore di formazione, almeno il primo anno sul loro gestionale.

Non chiedi? Non sai!

Aumentare sensibilmente la percentuale dei preventivi conclusi è un obiettivo primario?

Eppure mandare una DOM ad un corso per migliorare le proprie competenza nella vendita, in quella che io definisco come “transazione convincente” sembra sia un regalo a lei fatto, non quello che è in realtà:

Un’esigenza assoluta per lo studio

Che quasi sempre si ripaga dell’investimento già nel primo mese.

Almeno questo!

Io sono contento perché ogni due mesi circa riempio con 10/12 partecipanti il mio corso in diretta online sulla Prima visita efficace.

In questa situazione critica di mercato, dove fare arrivare nuovi pazienti è assai complesso e non bisogna poi deluderli in prima visita, dovrei riempirne uno alla settimana, però.

Impegna per sole 2+ 2 ore, costa un nulla, serve a tanto.

Non dimenticarlo mai: la prima visita è il momento cruciale, fondamentale per la salute futura dello studio.

Eppure spesso chi mi dice che la sua segretaria è brava nei preventivi poi bleffa con un “circa” o risponde di “no” a queste domande fondamentali:

  • Sai esattamente quanti nuovi clienti entrano ogni settimana?
  • Hai una procedura scritta, quindi formale per gestirli?
  • Hai un report in percentuale e valore su quanti di questi firmano il preventivo?
  • La tua DOM negli ultimi due anni ha mai fatto corsi?

Non quelli sulla sicurezza, primo soccorso o similari però, ma corsi che migliorino la sua capacità di gestire la parte il software gestionale e la parte organizzativa.

Corsi che migliorino la sua abilità di comunicazione e commerciale.

Che le aprano gli occhi sulle tante cose migliori che può realizzare.

Dico cose strane?

Scegli chi vuoi, scegli me, l’importante è che per sopravvivere, per vincere, uno studio deve avere un team coeso e formato.

Non solo naturalmente capace, anche professionalmente competente.

Non solo preparato nell’area clinica, quella di solito funziona bene, ma anche in quella organizzativa e commerciale.

Non è difficile, hai almeno due strade possibili davanti:

  • Operare in formazione generale, corsi
  • Intervenire in specializzazione diretta, consulenza

Io consiglio sempre di partire con la prima, meno costosa ed impegnativa, per poi approdare alla consulenza strategica breve, che imposta le linee guida operative e di marketing tarate sul singolo studio.

Perché come ho scritto in altro post, non esiste un metodo unico.

Esiste il tuo metodo, quello che nasce da una diagnosi professionale di un manager consulente, quello derivante dagli obiettivi e desideri dell’imprenditore.

Che formalizza le linee guida su cui agire.

Concludendo

Questo post è letto da una segretaria?

Diventa una manager, per il bene tuo e la prosperità dello studio in cui operi.

Questo post è letto da un titolare d’azienda?

Devi avere una DOM al tuo fianco per crescere in sicurezza, devi formarla se non l’hai, potenziarla professionalmente se è già brava.

Parliamone in una chiacchierata amichevole, in cui ti ascolto.

Poi decidiamo come proseguire

A presto sentirci

Gaetano

PS

Non è un caso se nel mio nome metto un link al profilo professionale su LinkedIN, sempre bene conoscere la storia dei propri consulenti.

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