NON HO TEMPO
Se in un’azienda vuoi fare arrabbiare, anzi proprio incazzare il tuo capo, questa è la frase giusta da dirgli.
Non ho tempo
Tu puoi non avere tempo per due ragioni concrete:
- Il lavoro è troppo per poterlo eseguire tutto
- Non ti hanno insegnato ad operare per priorità
Vediamo le due possibilità, per capire in quale delle due situazioni ti ritrovi, però non partire con pregiudizi (lo so io il sedere che mi faccio!!): tieni la mente aperta, è l’unico modo per risolvere davvero le questioni ed i problemi
TROPPO LAVORO
Davvero le tue 8 o 9 ore di lavoro oggettivamente non bastano per concludere il tutto?
Allora è colpa dell’azienda, del titolare … e anche tua.
Del titolare perché non comprende che oggi, con questa organizzazione, non ottiene quello che gli serve, desidera, che gli rende denaro: non comprende che la sua azienda può diventare molto più produttiva.
Non organizzarsi per produrre di più e meglio è sempre una pessima idea.
(Faccio un esempio, non avere tempo per richiamare i vecchi clienti, non operare per il loro “mantenimento” è certamente un buon modo per perderli. Il mondo è pieno di “pirati” che cercano di portarli via da noi ed acquisirli per i loro bassi scopi).
Però è anche una mancanza di chi deve fare, special modo se riveste il ruolo di Office Manager, perché dovrebbe essere in grado di poter dimostrare al suo capo che la sua efficienza è frenata dall’imbuto del tempo.
Con dati, non con parole, dimostrargli che anche operando per priorità molte cose previste non hanno tempo da dedicarvi e volano via.
OPERARE PER PRIORITÀ
Cosa si intende per operare con priorità lo spiega bene uno strumento datato nel tempo, ma non nell’efficacia come la griglia di Eisenhower.
Che ti aiuta a dare ordine alle tue attività determinando quali sono le cose urgenti da fare, quale quelle importanti e quali riuniscono entrambe le caratteristiche: sono urgenti ed importanti.
Un piccolo esempio quotidiano: chiamare il giorno prima o ricordare per messaggio l’appuntamento al cliente è urgente (se lo fai solo 15 giorni prima serve a molto meno) ed è importante, perché un appuntamento saltato per dimenticanza è un significativo costo per lo studio).
Nel caso invece ti capitasse di essere sempre con il tempo che manca, lo straordinario è solo un “tacon peso del buso” diventa importante, determina tu se è anche urgente, operare per definire una job description condivisa.
Una lista del da fare in ordine di priorità.
Se sei un imprenditore non ti spaventare dal parolone e non pensare che determinare gli incarichi di ogni persona all’interno di un organizzazione sia cosa complessa e riservata alle grande aziende: non è così.
Se sei una DOM o una segretaria non pensare inoltre che sia una procedura a beneficio dell’azienda, del titolare, che mira così a fregarti e farti lavorare di più: non solo non è così, ma è addirittura il contrario.
La Job Description, o Work Description per le aziende più evolute, è uno strumento con cui tu puoi organizzare meglio il tuo lavoro: condividendo le priorità aziendali.
Una Job description in cui con il tuo titolare mettete al primo posto
“gestire i clienti nuovi”
e pone invece solo all’ultimo
“intervenire se manca personale per sterilizzare gli strumenti”
ti chiarisce su cosa verrà giudicato il tuo operato e che azioni ci si aspetta da te.
Impossibile parlare con il titolare, non ti capisce? Hai già provato?
HAI TEMPO
- Come DOM per chiamarmi se vuoi qualche consiglio esperto, (faccio pagare le consulenze ai titolari, i collaboratori li aiuto sempre volentieri a crescere).
- Come DOM per convincere il tuo di titolare a darti un po’ di formazione.
- Come titolare per elaborare assieme una Job description di tutto il team con le priorità da realizzare mensilmente.
Nel caso una delle priorità dello studio sia nel gestire la prima visita, trovate il tempo per farlo meglio liberando l’agenda di 2 + 2 ore in modo da poter partecipare al mio corso online.
(Piccolo spazio pubblicità, questa è una preview, qui puoi chiedere il programma).
CONCLUDENDO
DOM, oggettivamente hai troppo lavoro e non riesci a farlo?
Presenta al tuo titolare una tua Job description, te ne mando io una generica per Dental office manager se vuoi, e poni una bella linea rossa a delimitare le cose che puoi gestire. Sarà lui a decidere se le rimanenti non sono importanti, se affidarle a qualcun altro o se assumere nuovo personale a 20/30 ore settimana.
Titolare: quello che ti serve è operare per priorità?
Organizziamo una chiacchierata in video conferenza per capire la vostra organizzazione e vi saprò dare il consiglio sul corso o consulenza giusti. Dovete esserci entrambi però: titolare e braccio destro!
A presto sentirci, se sei un DOM ti ricordo che su Facebook ho creato un gruppo interessante per te: si chiama Dental Office Manager Italia, ti aspetto.
Nel caso tu sia il titolare dello studio il gruppo si chiama Non solo dentista.
Inoltre su LinkedIn ho una interessante e molto seguita newsletter a cui puoi iscriverti.
A presto sentirci,
Gaetano
PS
Per i titolari di studio odontoiatrico il gruppo giusto è: Non solo dentista!