Oggi la nostra intervista all’esperto riguarda la formazione del team perché è certo:
Un buon collaboratore è una piccola fortuna.
Non di quelle che arrivano per caso, bensì di quelle da ricercare.
È nella esperienza quotidiana quanto sia frustrante avere un collaboratore non adeguato ai nostri standard e quanto sia invece potente l’efficacia di un team preparato nel farci sfruttare al meglio i nostri talenti.
È una costante la richiesta di supporto che mi viene rivolta per ricercare; formare, potenziare le capacità del proprio staff, non solo le DOM (Dental Office Manager).
Specialmente in un’ottica vincente in cui l’odontoiatra è il leader di un organizzazione che opera per competenza, ognuno ha il suo incarico da svolgere e l’obiettivo è comune e condiviso: il successo dello studio.
In questo e nei prossimi due post ti regalo alcuni consigli pratici ed operativi sulla:
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Selezione del personale
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Formazione per obiettivi
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Potenziamento delle risorse individuali
Il consiglio di base è ovviamente sempre lo stesso:
se vuoi imparare davvero a gestire il tuo team devi dedicarvi tempo ed energie, ad esempio frequentando i corsi che la ottima Sara Doneddu tiene per Serimedical.
Ho chiesto ad una amica, Debora Redigolo, che conosce il settore perché già responsabile delle Risorse Umane in Revello spa, alcuni suggerimenti basici sul primo dei tre obiettivi: come selezionare il personale.
Buongiorno Debora, tu di professione fai la Responsabile Risorse Umane, hai voglia di condividere con me dei consigli su come selezionare e formare il proprio team?
Volentieri Gaetano. Selezionare un collaboratore è un processo molto delicato e impegnativo per chi lo fa di professione, posso immaginare la difficoltà per un professionista che ha già molte altre priorità.
Intanto prima cosa, ti puoi presentare?
Certo, mi chiamo Debora Redigolo e opero nell’area Risorse Umane da circa 14 anni. Dopo la laurea in Psicologia ho frequentato un Master in Gestione Risorse Umane a Milano e da lì è iniziata la mia strada, ho lavorato a Milano per 10 anni in diverse aziende multinazionali, fino a quando ho deciso di ritornare alle mie origini venete ed ho scoperto Revello a Verona che mi ha introdotto nel mondo dentale. Oggi collaboro con Just Italia.
Debora, questo post è dedicato ai medici odontoiatri, la gestione delle “risorse umane” in una piccola realtà ha caratteristiche precipue?
Naturalmente la complessità aumenta con le dimensioni della struttura in cui si opera. In una realtà con pochi collaboratori un bravo capo da solo può fare la differenza!
Mi chiedono spesso come si seleziona una assistente capace, ma prima non dovremmo parlare di Job Description?
Bravissimo! Non si può partire con una selezione se non si ha ben chiaro che cosa realmente ci serve. Non basta credere di averlo in testa, quando ci si mette a scrivere una Job description possono emergere molti dubbi. Le domande che bisogna farsi sono:
“Quale scopo deve avere il ruolo che sto cercando?”
“Quali aree di responsabilità gli voglio affidare?”
“Quali conoscenze tecniche sono necessarie?”
“Quali capacità?”
Perfettamente d’accordo con te Debora: realizzare insieme una buona “descrizione dell’incarico” è il primo passo che eseguo con i miei clienti. Essendo profondamente convinto che le risorse umane sia le più importanti in assoluto nell’economia di uno studio professionale e medico e che ne siano uno dei migliori aspetti differenzianti.
La job description di ogni membro dello staff o meglio la work description -che ne è una sua forma più evoluta- aiuta moltissimo il titolare dello studio: sia a capire il peso orario dei vari compiti sia ad organizzare in modo più efficiente la struttura interna.
Dopo avere individuato il profilo devo ricercarlo, tu cosa consigli?
I canali per la selezione del personale sono veramente molti e dovrebbero cambiare a seconda della specializzazione del ruolo. Per la ricerca di profili non troppo specialistici si può pubblicare un annuncio su alcuni siti on line, ce ne sono molti di interessanti, eccone un paio che suggerisco: Indeed che è a pagamento o Bakeca che è invece gratuito.
Altrimenti si possono fare delle ricerche tramite network professionali come LinkedIn. effettuando una ricerca digitando “assistente alla poltrona” si trovano più di 2.400 profili in tutta Italia, qui il problema è che non tutti sono interessati ad un cambiamento.
Naturalmente il passaparola tra colleghi e conoscenti è sempre un ottimo canale, quello che in ogni caso farà la differenza sarà il colloquio.
Prima di arrivare al colloquio, quali sono le cose importante da esaminare in un curriculum?
La prima cosa da verificare in un CV è come è scritto, purtroppo spesso si trovano errori di ortografia, impaginazioni disordinate, incoerenza nelle date… chi è veramente motivato a trovare o cambiare lavoro farà attenzione a presentarsi con un buon biglietto da visita. Altro aspetto importante è il numero di attività cambiate nel tempo; non sempre è un punto debole, ma bisogna indagare a fondo se si tratta di “sfortuna e conseguente capacità di adattamento” o di “poca stabilità/competenza” della persona che stiamo valutando.
Nel colloquio di selezioni cosa si deve approfondire?
La prima regola per chi deve fare un colloquio come selezionatore è la stessa che darei ad un candidato, bisogna essere preparati!
Leggere attentamente il CV, sottolineando le parti con dubbi da approfondire; prepararsi una traccia dell’intervista, altrimenti si rischia di lasciar parlare il candidato e non ottenere le informazioni che ci servono. Le domande da porre devono portare il candidato a raccontare cose concrete, chiedete sempre “cosa hai fatto in questa situazione?”, “che risultato hai ottenuto?”.
E’ importante essere molto concreti ed andare ad analizzare comportamenti oggettivi. Altrettanto importante sarà comprendere alcuni aspetti personali che potrebbero ripercuotersi sul lavoro (famiglia, figli etc.) e non da ultimo una attenta analisi delle aspettative economiche e di sviluppo personale.
Uno schema d’intervista è veramente utile, con Ideadana – con cui collaboro- ne ha preparato uno apposito, che regaliamo a tutti gli odontoiatri che lo richiedono.
Candidato trovato! E adesso che faccio?
La fase di inserimento di un nuovo elemento nel team è altrettanto importante e forse più delicata di quella di selezione, infatti il contesto di piccole dimensioni può facilitare i rapporti, ma altrettanto può creare facili conflitti.
Se ci fosse una persona con una forte anzianità aziendale e con cui si ha un particolare rapporto di fiducia, non escluderei di farla partecipare al processo di selezione e successivamente mi farei aiutare da questa per introdurre la nuova risorsa.
Tutto questo funziona solo se la persona coinvolta ha la stima degli altri collaboratori dello studio, altrimenti meglio che sia il “capo” ad introdurre la nuova persona e verificare la buona coesione con il resto del team.
Come fare la formazione?
La formazione è subordinata al tipo di profilo che sto inserendo e alle competenze che ha già la risorsa. Se si tratta di un profilo junior molta formazione sarà on the job, in affiancamento a colleghi di maggiore esperienza. Sarà comunque importante che sia il responsabile a verificare periodicamente i progressi o meno.
Se si inserisce una persona in un ruolo nuovo per il quale non si hanno competenze specifiche all’interno dello studio, il capo dovrà essere molto bravo a dare obiettivi chiari e continui feedback sulle attività che vengono fatte, infatti il rischio è che la persona, per le sue esperienze passate, sia convinta di fare la cosa giusta, ma che non è la stessa che desidera il suo responsabile.
Come controllo l’efficacia del suo inserimento?
Proprio collegandomi a quello che dicevo poco fa, la buona riuscita di un inserimento dipende dalla capacità del capo di coordinare al meglio le proprie risorse, facendo sentire coinvolte le persone nel processo e facendo dipendere il successo della nuova risorsa da tutti.
Domanda finale: hai un decalogo dell’esperto in risorse umane da regalarci?
Domanda difficile, è un lavoro talmente ampio, rimanendo nel contesto che stiamo trattando mi fermo a tre cose che non possono mancare in un bravo capo che deve gestire risorse:
Dare al team obiettivi chiari e misurabili
Fornire feedback quando le cose vanno male, ma allo stesso modo anche quando vanno bene
Permettere ai propri collaboratori di sbagliare e di conseguenza di imparare
Grazie Debora per i tuoi consigli, li condivido e ne suggerisco certamente l’applicazione.
A presto sentirci
Gaetano Toffali
Post scriptum
Questo post e i successivi hanno l’obiettivo di stimolare l’attenzione sull’importanza di un team ben selezionato e preparato.
Il prossimo ha come titolo ” La formazione è una Vision “
Argomento di cui mi occupo in prima persona sia organizzando corsi interaziendali per ASO ed assistenti, sia degli specifici corsi interni per tutto il personale dello studio. Tutto il personale, perché l’essere ben formati anche sugli aspetti organizzativi e della comunicazione è utile. L’avere una visione comune e sinergica sul come agire è invece fondamentale. Ne parliamo?