Cos’è il budget?
Il budget è lo strumento chiave per gestire al meglio il motore, le prestazioni della tua impresa.
Secondo la definizione che trovi su Wikipedia:
Il budget o bilancio di previsione è un documento contabile che generalmente gli enti pubblici e privati sono tenuti a redigere, in cui vengono stabiliti gli atti di previsione relativi a un futuro bilancio, al fine di conseguire un determinato risultato.
Tradotto significa: siccome a fine anno devi presentare un bilancio allo stato, a gennaio inizia a prevedere come andrà a finire.
Corretto, ma questo è solo il budget relativo alla stesura del bilancio, allo stato serve, ma a te porta vantaggi?
Alcuni sì, il tuo commercialista fa il suo compito, per cui guarda al passato e inserisce nel nuovo budget i dati “presunti”, che ti fanno perlomeno capire una cosa: se non cambia nulla questa sarà la situazione anche in futuro.
Il fatto è che le cose cambiano, sempre. Possono peggiorare, soprattutto se non le gestisci, o migliorare: cambiando in meglio per una tua scelta nuova e diversa.
Questo budget economico che ti prepara il commercialista ha però due grossi limiti:
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Fotografa il passato, che è altra cosa rispetto al futuro
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Non offre ne idee ne azioni, per cambiare la situazione
E se tu esamini questo budget pensando: ma non mi va bene! L’anno prossimo voglio guadagnare di più!, sappi che è relativo l’aiuto che ti può dare il commercialista, il suo contributo più rilevante e specifico sarà in consigli su come gestire al meglio la tassazione.
Le componenti di un budget sono però molte ed ognuna ha bisogno di cura, analisi e decisioni: strategiche e operative.
Punta su di te.
Fortunatamente hai un amico fidato, che ti può aiutare in modo molto più incisivo a realizzare i tuoi desideri: sei tu.
Che puoi passare da avere un semplice budget economico al gestire un ben più potente budget gestionale.
Prendere gli elementi economici di base, che ti fornisce il tuo andamento storico, per elaborare un budget in cui, come direttore generale della tua azienda, ne analizzi i vari componenti e per ognuno stabilisci variazioni ed obiettivi che vuoi perseguire o dare come incarico al tuo team.
Partendo prima da quelli qualitativi, passando poi a quelli quantitativi.
La qualità prima della quantità?
Si. E’ questo l’approccio corretto per l’impostazione di un budget, prima si decide la strategia poi si analizza cosa serve per realizzarla.
Questa analisi strategica è certamente indispensabile, in special modo nella preparazione di un budget per uno studio odontoiatrico. Che è un’attività professionale, ma con una fondamentale valenza medica.
Io definisco lo studio odontoiatrico come: un centro medico, con implicazioni imprenditoriali.
Il che lo rende diverso ed unico nell’atteggiamento marketing che deve avere e proporre. Tant’è che, dopo molti anni di specializzazione nel settore dentale, l’ho definito come Marketing TUcentrico.
Un marketing al cui centro è la cura del paziente.
(Il che non significa che non debba essere redditizio, anzi, in seguito parleremo di come la redditività del tuo studio sarà un vantaggio anche per il paziente).
È importante il budget?
Certo è basilare, solo con un esame completo e formale dei costi e dei ricavi presunti, tu puoi indirizzare le tue azioni nel modo corretto; per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Dire: quest’anno devo abbassare le spese di 10.000€ oppure devo aumentare il mio fatturato di 50.000€ non è però fare un budget o impostare una strategia, a questo livello sono solo buone intenzioni o peggio illusioni.
Il budget prevede, non ha certezze, ma quando è opera dell’imprenditore, nella sua previsione inserisce anche i fattori, le idee, le azioni ed iniziative utili o indispensabili per concretizzare i propri obiettivi. E porre le basi al loro raggiungimento.
Un budget errato è comunque controllabile, può essere revisionato e, se le sue differenze dalla realtà diventano significative, consente comunque di capire in quali delle sue componenti si sta sbagliando.
Il non fare alcun budget gestionale invece non ti dà alcuna informazione utile per intervenire, ne ti consente di attuare le necessarie tarature.
O, ancora peggio, ti induce ad intervenire solo sulle voci di spesa, le apparentemente più facili da gestire.
Ricorda però che un budget, nella sua estrema sintesi, è formato da due colonne: Uscite ed Entrate, spesa e guadagno.
La colonna a destra, quella delle entrate, è dove si fa la differenza e dove più è richiesta la tua capacità imprenditoriale.
Iniziamo
Le primi azioni di budget da fare, basandosi sulla analisi dei dati consuntivi passati, sono quindi:
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esaminare le varie voci di costo, per ridurle se possibile
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esaminare le voci di entrata, per capire come aumentarle
In questo post partiamo da quella meno complessa, una delle voci di costo che si possono ridurre a livello di budget:
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Acquisti
nel prossimo esamineremo le altre due maggiori fonti di costo, dal punto di vista imprenditoriale:
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Logistica
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Risorse Umane
proseguendo quindi con quelle che non puntano a farti risparmiare, ma che possono invece farti guadagnare di più.
Entreremo in quello che è il mio compito principale come consulente e coach.
Desideri trasformare il budget che ti fornisce il tuo commercialista in un budget manageriale?
La voce Finanza la salto a piè pari, nelle sue leve più forti è un argomento troppo personalizzato, che va esaminato in eventuale colloquio privato.
Ti do solo alcuni consigli basici, che mi auguro siano già parte delle tue decisioni operative:
Primo: non cercare il nero, nel lungo termine non ne vale la pena. (Sei svenuto?)
Secondo: conviene pagare subito e ottenere condizioni migliori, piuttosto che tenere il denaro in banca.
Anche per quanto riguarda gli acquisti non diventare matto a controllare tutti i cataloghi dei depositi italiani o stranieri, non ne vale la spesa.
Vai a controllare l’incidenza che ha avuto finora il costo dei soli prodotti nel monte spese totale della la tua attività (escludendo l’implantologia che è una variabile troppo personalizzata). Noterai che sono al massimo il 6-7% dei costi totali.
Poca roba, da controllare ma non prioritaria. Nel caso siano molto maggiori invece c’è qualcosa che non torna!
Ottimizzare gli acquisti
Qual è il mio consiglio per ottimizzare gli acquisti in uno studio odontoiatrico?
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Primo gestire meglio la logistica, in pratica il tuo magazzino,
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Secondo selezionare due fornitori generalisti, di cui almeno uno a carattere nazionale, e fare con loro una bella trattativa su prezzi e condizioni di vendita, una volta all’anno. Poi controllare a campione prezzi e condizioni generali ogni paio di mesi, per essere sicuri che rispettino i patti e restino convenienti.
Continuare a cercare prezzi migliori cambiando fornitore non conviene. O vi dedichi appositamente una persona (analizzando se il suo costo non superi il beneficio) o vi dedichi il tuo tempo. Tempo di un medico professionista, che rende certamente molto di più se investito in altre attività.
Stai già facendo così? Bene il tuo buon senso si è attivato nel modo corretto.
Cambia molto quando invece si parla di piccole o grandi attrezzature, dalla nuova autoclave all’inserimento di un Cone Beam. Qui entrano in gioco valori più complessi e particolari come:
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la competenza dell’azienda nel fornire soluzioni corrette
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il servizio di assistenza tecnica, istallazione e manutenzione
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il servizio di successiva scolarizzazione per te e per il team
Stiamo ipotizzando acquisti che incidono molto a livello di budget e vanno perciò esaminati con cura.
Per questo, dopo tanti anni di esperienza commerciale nel settore dentale, ho inserito tra i servizi, che puoi chiedere ad IdeaDana con cui collaboro, anche quello di “broker per i grandi acquisti”. In quel’ambito direi che sono un duro.
Il prossimo post
Consigli operativi ve ne sono già molti in questo post, nel prossimo ti regalerò idee per alcune azioni efficaci nella gestione della tua logistica e del magazzino.
Svilupperemo inoltre l’argomento delle risorse umane, fondamentale nell’economia e nell’efficienza di qualsiasi impresa.
Tanto più quando questa è uno studio medico.
Grazie per l’attenzione, a presto
Gaetano